ЗАТВЕРДЖЕНО:
Наказом голови Кременецького районного суду
№84-з від 09.12.2013 року
ПОЛОЖЕННЯ
про архів Кременецького районного суду Тернопільської області
1.Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» Кременецький районний суд Тернопільської області (далі – суд) створює архів для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час його діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
2.Архів суду входить до канцелярії суду. Функції щодо ведення архіву покладаються на архіваріуса суду (далі-особа, відповідальна за архів), який призначається на посаду та звільняється з посади керівником апарату суду з дотриманням вимог трудового законодавства.
3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та цим положенням, яке розроблене на підставі Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012р. № 235/5, із змінами внесеними наказом Міністерства юстиції 12.03.2013 року за № 390/22922.
Положення про архів суду, що є джерелом формування Національного архівного фонду, схвалюється на засіданні ЕК суду, погоджується з ЕК архівного відділу Кременецької райдержадміністрації після чого затверджується головою суду.
4. Коло службових обов´язків особи, відповідальної за архів, визначається в її посадовій інструкції, яку затверджує керівник апарату суду.
5. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджуєголова суду,і звітує перед ним про проведену роботу.
6. Основними завданнями архіву суду є:
6.1. Приймання від структурних підрозділів та відповідальних працівниківапарату судута зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації.
6.2. Контроль разом із канцелярією суду за станом зберігання та правильністю оформлення документів працівниками апарату суду.
6.3. Участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ суду, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою.
6.4. Ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі -Правила), архівному відділу Кременецької райдержадміністрації Тернопільської області.
6.5. Складання та подання на розгляд експертної комісії суду за результатами попередньо проведеної експертизи цінності документів проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
6.6. Створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів.
6.7 Організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;
6.8. Участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників суду, які відповідають за роботу з документами.
7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:
7.1. Вимагати від працівників апарату суду передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством.
7.2. Повертати працівникам апарату суду на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог.
7.3. Давати працівникам апарату суду рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву.
7.4. Запитувати від працівників апарату суду відомості, необхідні для роботи.
7.5. Інформувати головусуду та керівника апарату суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення.
7.6. Брати участь у зборах, нарадах, що проводяться в суді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.
8.Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є особа, відповідальна за архів суду.
9. До складу документів архіву суду входять:
- документи з паперовоюосновою,що утворюються в діяльності суду постійного зберігання створені працівниками апарату суду;
- документи справ з особового складу;
- особові справи та картки до них працівників апарату суду;
- судові справи на паперових носіях постійного зберігання;
- судові справи на паперових носіях тривалого (понад 10 років) зберігання;
- електронні документи, створені судом або одержані ним на законних підставах.
10. Закінченні в діловодстві суду справи, що утворюються в діяльності суду постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, судові справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та справи з особового складу передаються в упорядкованому стані до архіву суду для наступного зберігання та користуваннядо 01 квітня поточного року.
11.Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів в архіві суду:
- для документів, що утворюються в діяльності суду постійного зберігання – постійно;
- для документів з особового складу в – 75 років;
- для особових справ та карток до них працівників апарату суду – 75 років;
- для судових справ постійного зберігання – постійно;
- для судових справ тривалого (понад 10 років) зберігання – 75 років.
- для електронних документів – 3 роки.
|
ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК
архівного відділу Кременецької
райдержадміністрації
від 04.12. 2013 р.№11
|
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
Кременецького
районного суду
від 04.12.2013 р.№ 7
|
_03_03.png)
